計算は、参加者ごとの1時間あたりの人件費に会議時間を掛けるだけです。一円単位まで当てても、会議がよくなるわけではありません。30分で足りるか。誰を呼ぶか。毎週続けるか。その判断が変わる程度の概算で十分です。
基本式は「時給換算額 × 人数 × 時間」
参加者全員の時給が同じなら、計算は単純です。1時間あたり4,000円の人が5人、60分参加するなら20,000円。30分なら10,000円です。
実際には役職や職種で単価が違います。最初は全員を平均単価で置いて構いません。ただ、経営者やマネージャー、専門職が多い会議を見直すなら、役割別に分けた方が「念のため一人追加」の重さが見えます。
年収から計算するときは、まず1時間へ直す
社内で人件費単価が決まっているなら、それを使うのが最短です。なければ、年収または年間人件費を年間の勤務時間で割ります。給与だけにするか、賞与や会社負担の社会保険料まで含めるかで数字は変わりますが、毎回同じ前提で比べるなら役に立ちます。
給与だけで見るか、賞与や会社負担の社会保険料、福利厚生費まで含む年間人件費で見るかを決めます。
このツールでは月160時間、年間1,920時間として時給換算します。社内の所定労働時間が分かる場合は置き換えてください。
参加者それぞれの単価を足し、15分なら0.25、30分なら0.5、60分なら1を掛けます。
マネージャー1人、メンバー5人の週次定例
例として、マネージャーの時給換算額を6,000円、メンバーを1人3,500円とします。60分の週次定例なら、1回の会議コストは次のとおりです。
6,000円 × 1人 × 1時間
3,500円 × 5人 × 1時間
週1回なら年間1,222,000円
23,500円だから中止、という話ではありません。その場で判断が進み、手戻りを防げるなら安いものです。ただ、毎週同じ資料を上から読むだけなら、年間122万円を使っていることは知っておいた方がよい。1万円の稟議には厳しい会社でも、会議の招待には驚くほど寛容だったりします。
人数を減らせないなら、時間か頻度を変える
全員が必要な会議もあります。その場合は、60分を30分にすればコストは半分です。毎週を隔週にしても半分になります。参加者、時間、頻度の三つを一度に変える必要はありません。
- 参加者を変える必須参加、任意参加、事後共有に分けます。
- 時間を変える説明を事前資料へ移し、会議は質問と判断から始めます。
- 頻度を変える毎週必要か、議題があるときだけでよいかを見直します。
「会議費」ではなく、意思決定のための会議コスト
ここで計算するのは、経理上の勘定科目としての会議費ではありません。会場代や飲食代の仕訳ではなく、人が同じ時間を使うことによる組織内のコストです。
したがって、給与計算や原価証明に使う数字ではなく、会議を設計するための参考値として扱います。厳密さを上げるより、同じ前提で改善前後を比べる方が実務では役に立ちます。
まず一つ、いつもの会議を計算する
いきなり全社の会議棚卸しを始めると、だいたい重いプロジェクトになります。次に予定されている週次定例を一つだけ選び、参加者と時間を入力してください。金額を見ても全員と60分が必要だと思えるなら、それでよい。少し引っかかったなら、まず15分だけ短くしてみる。計算は、議論を始めるきっかけになれば十分です。