「その会議、全員いりますか？」と聞くと、会議を減らしたい人の決まり文句に見えるかもしれません。そうではありません。組織の節目、方針共有、危機対応、チームづくり。全員が同じ言葉を同時に聞くこと自体に価値がある場面は、確実にあります。
全員参加は善。それでも費用対効果は考える
全員参加の会議が高額になるのは当然です。それ自体を問題にする必要はありません。経営層が直接方針を伝えることで、後から何度も説明し直すコストがなくなるなら、むしろ効率的です。
ただし、「全員に関係がありそう」で招待すると、ほぼ全員が対象になります。関係があることと、その場にいる必要があることは別です。人数と時間を使う理由を言えるなら、高い会議でも問題ありません。
人数を決める前に、必要な役割を決める
招待欄に人の名前を入れながら考えると、「この人も一応」が増えます。先に必要な役割を並べ、そのあとで名前を当てます。
- 決める人
選択肢を比較し、最終的な判断をする人。
- 提案する人
論点、選択肢、推奨案を準備する人。
- 知見を出す人
現場、技術、法務、財務など、判断に欠かせない情報を持つ人。
- 実行する人
決定後に動くため、その場で前提や期限を確認すべき人。
同じ人が複数の役割を持っても構いません。反対に、どの役割にも当てはまらない人は、会議後の共有で足りる可能性があります。
「必須・任意・事後共有」の3段階に分ける
判断や議論に役割があり、欠けると会議の目的を達成できない人。
関心や学習価値はあるものの、欠席しても会議自体は成立する人。
決定事項だけ知ればよい人。要点、担当、期限をテキストで共有します。
任意参加と書いてあっても、上司が全員出席し、欠席者にあとで理由を聞くなら任意ではありません。欠席しても不利益がないことを、運用で示す必要があります。区分を三つ作るだけでは、カレンダーの色が増えるだけです。
参加者全員が必要なら、時間を見直す
全員に役割があるなら、人数を削る必要はありません。その代わり、資料を事前に読み、説明を会議の外へ出す。60分を30分にできれば、参加人数を変えなくても会議コストは半分になります。
会議中に資料を最初から説明するのは、全員の時間を同じ速度で使う方法です。読む速さも、知りたい箇所も人によって違います。事前資料を前提にして、会議は質問、異論、判断に使う方が、全員参加の価値を高められます。
招待人数は、設定する人の責任
「不要だと思ったら欠席してください」と一文添えて、判断を参加者へ丸投げするケースもあります。立場が弱い人ほど、その欠席ボタンは押せません。会議を設定する側が、誰に何を期待しているかを明示する。論点が終わった人には、その場で「ここまでで大丈夫です」と言う。招待した側の仕事は、予定を送ったところでは終わりません。
適正人数とは、目的を達成できる最小人数ではない
最小人数だけを追うと、今度は育成や組織文化が抜け落ちます。若手に経営会議の一部を見せる。部門を越えて、結論だけでなく背景も共有する。その目的で呼ぶなら、発言がなくても意味はあります。
発言しない人を一律に外すのも、人数だけを見た雑な運用です。その会議で得たいものに照らして、一人ずつ参加理由を言えるか。数字を見たうえで全員必要だと言えるなら、堂々と全員を招待すればよいと思います。