無駄な定例会議の見分け方やめる前に、続ける理由を言葉にする

定例会議には大きな利点があります。情報が集まる日が決まり、判断を先送りしにくくなる。顔を合わせるから拾える違和感もあります。厄介なのは、一度「毎週」にすると、開催する側も参加する側も存在理由を問いにくくなることです。

定例になった瞬間、設計をやめていないか

会議の冒頭で「今日は特に共有事項ありません」と言いながら、残りの時間を近況報告で埋める。資料を上から読み、最後に「何かありますか」で終わる。こうした会議は、参加者の姿勢よりも、会議を設定した側の設計に原因があります。

会議を置くこと自体は、数十秒でできます。難しいのは、目的、参加者、頻度、終了条件まで決めることです。ここを決めないまま参加者へ改善を求めても、会議はほとんど変わりません。設定したマネージャー側の仕事です。

無駄になり始めた5つのサイン

• 目的を一文で言えない情報共有なのか、意思決定なのか、相談なのかが曖昧です。
• 毎回、同じ資料を上から読む事前に読める内容を会議時間で再生しています。
• 発言しない人の役割が決まっていない聞いておいてほしい、という理由だけで全員を拘束しています。
• 決定事項と担当者が残らない話した事実はあっても、会議後に何も動きません。
• 終わる条件がないプロジェクトが変わっても、会議だけが組織の習慣として残ります。

雑談やブレストは、削る対象ではない

コミュニケーションは大切です。雑談から相談が生まれ、ブレストからまだ言語化できていない課題が見つかることもあります。だからこそ、週次の進捗確認に雑談とブレストと意思決定を全部載せるのではなく、目的ごとに場を分けます。

「アイデアを広げる会」「チームの雑談会」と書いてあれば、参加者も準備と頭の使い方を変えられます。雑談が目的なら、結論が出なくても失敗ではありません。何の時間か分からないまま、毎週なんとなく長引くことが問題です。

続ける・変える・やめるを決める

議題がなければ、中止できる定例にする

定例は「予定が入っているから開催」ではなく、「議題があるから開催」に変えられます。たとえば前日の17時を議題の締切にして、何もなければ主催者が中止する。中止を申し訳ないことにしない。これだけでも、近況報告で時間を埋める会議は減ります。

緊急の相談が出るかもしれない、という理由で枠を残すなら、オフィスアワーとして明示する方法もあります。参加必須の定例と、必要な人だけが持ち込む相談枠は別物です。名前を変えるだけでも、参加者の行動はかなり変わります。

定例会議には、次の見直し日を入れる

新しい定例には、終了日か見直し日も一緒に入れておきます。3か月後に、目的、参加者、頻度を確認する予定を先に作る。会議は始めるときが一番見直し日を決めやすく、始まったあとはどんどん決めにくくなります。

会議を減らした数を競う必要はありません。必要な定例を残し、役目を終えた定例を自分たちで閉じられるか。会社が大きくなったとき、この差はじわじわ効いてきます。